La setmana passada intentava explicar en molt poques paraules què feim a l’iBit alhora que adquiria el compromís d’anar-ho detallant una mica més en propers articles. Pot ser sigui convenient que el primer d’aquests articles parli de nosaltres, de com ens organitzam.

A la Societat del Coneixement es treballa precisament amb això, amb Coneixement; de la seva gestió depen la nostra productivitat i la nostra eficiència.

No vol ser aquest un article filosòfic sinó simplement compartir quines són les eines de gestió del coneixement que feim servir, vertebrades en torn a l’Oficina Virtual que és el nexe que ens uneix, el nostre punt i espai digital de trobada.

L’Oficina Virtual, entre altres coses, té un espai de notícies, un blog intern a manera de post d’anuncis on qualsevol treballador hi pot penjar informacions que consideri d’interès per a la resta. En la mateixa línia utilitzam una eina de microblogging, una espècia de twitter on donam informació breu, concisa i puntual de les coses en les que estam treballant i utilitzam també una wiki, estructurada per departaments, que fa les funcions d’una mena de knowledge Tank.

Un gestor documental ens permet tenir la documentació a l’abast i de manera compartida; així tothom pot treballar amb la mateixa informació i ho pot fer tant dins com fora de l’oficina, la qual cosa ens facilita el teletreball. També disposam d’un CRM que ens permet una millor relació amb tercers ja que hi sumam tota la informació de la qual disposa l’organització.

Per a la gestió de projectes disposam de PMIS, actualment en fase d’implantació igual que també està en fase d’implantació un Sistema de Vigilància Tecnològica per a tota l’organitazació que superi els compartiments estancs de cada un dels departaments. Del procés de millora continuada ha sorgit també un programa de gestió d’expedients de contractació que dóna agilitat i seguretat al procés.

Hi ha més coses en marxa però no es tracta aquí de fer una relació exhaustiva sinó més bé de comunicar una actitud, l’actitud d’anar cercant l’excel·lència en tot allò que feim. Per això hem treballat també un Manual de Procediments que defineix com s’han de fer les coses en qüestions de gestió i organització interna, sistemes, gestió de projectes, contractació i comunicació. Com ajuda per a saber com fer les coses disposam també d’un sistema de FAQs col·laboratiu on cada un que fa una cosa nova pot explicar a la resta com l’ha fet per així estalviar-se temps i no caure en els mateixos errors.

Segur que podria comentar alguna cosa més i segur també que hauria pogut posar qualque link més, tal volta la resta de persones que treballen a l’iBit me podran ajudar amb els seus comentaris sobre com gestionam el coneixement a l’iBit perquè està clar que això no pot ser qüestió d’una sola persona, i molt menys del Director. Això funciona si tothom estira del carro, com és el cas.

Finalment comentar que la nostra intenció és la d’alliberar totes aquestes eines tot d’una que considerem que estan suficientment madures per a ser útils a altres organitzacions, entitats, institucions o empreses.