La gestió documental és un conjunt de normes, tècniques i pràctiques utilitzades per administrar el flux de documents de tot tipus dins d’una organització. Permet la recuperació dels documents, determinar el temps que s’han de desar, determinar-ne l’accés, l’estructura, l’eliminació i/o la conservació definitiva, … sempre aplicant els principis de racionalització i d’economia.
Amb el projecte intern GESTDOC l’àrea de Sistemes aporta a l’iBit una gestió documental d’acord amb les seves necessitats i premisses. Així, d’experiències anteriors es detectaren les problemàtiques i els avantatges, suggerint la necessitat d’un lloc únic per a tota la documentació; poder treballar amb tots els col·laboradors, tant interns com externs; poder accedir-hi en tot moment i des de qualsevol lloc; i senzill d’utilitzar. A aquestes necessitats li hem d’afegir la premissa que l’eina sigui de codi obert, per tant es redueix considerablement l’oferta de programaris.
Per complir amb tots els requeriments es precisa d’un bon DMS (Document Management System), pel que avaluàrem diferents opcions. Les millors valorades per a les necessitats foren l’Alfresco, Nuxeo i OpenKM. Totes elles amb una comunitat “open” a darrera bastant considerable, i amb un portafoli d’instal·lacions a administracions públiques molt important.
L’opció final fou el gestor documental Alfresco, que ens permet, entre altres beneficis:
-
Gestió documental optimitzada.
-
Seguretat i permisos de fàcil gestió.
-
Control de versions automàtic dels documents.
-
Facilitats d’ús i d’accés, externament via web i WebDAV i dins de la pròpia xarxa via CIFS/SMB.
-
Cerques avançades dins de tot el repositori (implementades amb el motor Lucene)
-
Integració amb autenticació LDAP, amb l’usuari únic iBit, i amb CAS
-
Entorn de col·laboració per projectes amb Alfresco Share
-
Possibilitat de workflow, metadades, regles per aplicacions de contingut, mails, …
-
Possibilitat d’integració amb portals d’empresa. Diferents APIs de desenvolupament.
És aquest darrer valor d’integració un dels principals punts forts de l’Alfresco, ja que ens ha permès integrar el gestor documental amb l’Oficina Virtual, o amb altres aplicacions dispars com el gestor de projectes basat en PMBOK (programat en Java) o un portal extranet de gestió bastat en Web2Project (programat en PHP).
Confiam que amb l’experiència obtinguda a l’iBit amb l’Alfresco i altres DMS poguem ajudar en tot el possible a les organitzacions i administracions públiques de les Illes que apostin per aquestes tecnologies.