Consideremos el software libre. Cualquier persona puede contribuir al desarrollo de una aplicación informática. Esta contribución individual sin embargo, no es gratuita. Es necesario que el individuo aporte algo y se coordine con el resto de contribuyentes. Básicamente, la persona que contribuye debe realizar un doble esfuerzo individual. En primer lugar, debe aportar conocimiento. Debe conocer como funciona la aplicación y como pueden beneficiar sus aportaciones a la misma. En segundo lugar, debe comunicarse con el resto de individuos para que la aplicación resultante satisfaga los objetivos planteados por la comunidad. Las aportaciones al software libre son inherentemente objetivas. Están regidas por unos resultados fácilmente medibles y controlables. Cada individuo tiene claro las relaciones de sus aportaciones con las demás.
Otro ejemplo de conocimiento colectivo es la wikipedia. Al igual que en el software libre, cualquier persona puede contribuir. Sin embargo, el esfuerzo realizado por los contribuyentes es algo diferente. El concepto general de wiki, del cual la wikipedia es solamente un ejemplo aplicado, permite entre otras cosas, que la aparición de errores se corrijan fácilmente y de forma espontánea. La objetividad del contenido de la wikipedia requiere un continuo proceso de corrección. Por lo tanto, cada individuo no solo aporta conocimiento y coordinación con los demás, sino que también acepta correcciones a sus aportaciones.
El término hawaiano wiki hace referencia a la rapidez y a la sencillez. Una wiki es un sistema que permite crear y modificar un conjunto de páginas web entrelazadas mediante un navegador, un simple editor y un sencillo lenguaje de formato. Como sistema informático una wiki permite realizar cómodamente búsquedas, controlar los cambios que se realizan sobre su contenido, seguir mediante un registro la actividad de los contribuyentes, gestionar las operaciones de edición en base a un plan de autorización y enviar notificaciones de cambios a usuarios suscriptores.
Una wiki está abierta a los conocimientos de cada persona. Permite compartir ideas, discutir, comentar y cambiar el contenido según sea necesario. Entornos como el empresarial o el educativo, en los cuales es preciso colaborar y comunicar con eficacia, se prestan especialmente a aplicar el concepto de wiki.
En la empresa, el jefe no es necesariamente la persona que más sabe de la misma. Es necesario comunicar sugerencias y mejoras desde niveles inferiores hasta los niveles superiores de la organización. A tal propósito una wiki puede servir para recolectar y comunicar esta información de forma simple y continua.
Por su facilidad de uso puede motivar la participación a aquellos individuos que tienen algo que aportar pero nunca han dado con un canal de comunicación apropiado.
Por otro lado, cambios en las normas o en los procedimientos realizados de forma colectiva aportan transparencia a la organización.
En cuanto a la comunicación, una wiki permite describir y publicar las funciones de cada puesto de trabajo o departamento. Ello ayuda a la comprensión global del proceso de producción lo que mejora a su vez las relaciones humanas y la calidad productiva. Además, disponer de una única fuente de información para la resolución de incidencias y planificación se traduce en un ahorro de tiempo.
Dada una temática, una wiki también es muy indicada como medio de documentación ya que por su naturaleza orgánica esta permanentemente actualizada.
Otra posibilidad de la wiki es el ahorro de recursos y la compartición de experiencias. Evita redundancias y permite aprovechar el trabajo de otros.
Como un medio de discusión puede servir para consensuar encuentros como reuniones o cenas. De esta forma las preferencias, prejuicios o caprichos personales son absorbidos por la comunidad.
En la fundación iBit cada departamento dispone de una wiki en la cual describe las funciones del departamento, expone y refina ideas de proyectos, describe proyectos y consensua puntos a tratar en reuniones.
Ceder y compartir el conocimiento personal es otro esfuerzo requerido por parte de los individuos que contribuyen a una wiki. Si todavía no han pasado los tiempos en los que las personas recelan sus conocimientos creyendo así poder mantener su puesto de trabajo, entonces el concepto de wiki hace necesario un cambio cultural.
Finalmente, otro efecto deseable de la idea wiki es que en cierto sentido, el poder inherente al saber desvanece con una wiki porque se allanan las estructuras jerárquicas de la organización. Permite compartir la mayor parte del saber. Como expresión de conocimiento colectivo apenas hay información exclusiva: ahora, yo sé lo mismo que tú.