Fa uns mesos, des del sodiLAB ens vam adonar que dintre de l’equip de les 6-7 persones que erem es feia necessari localitzar una eina amb la qual gestionar les tasques del LAB de manera col·laborativa. Però no podíem fer servir una eina qualsevol, necessitàvem una eina senzilla i gratuïta, que ens permetés gestionar tasques d’una manera eficient, que poguéssim assignar-les als membres de l’equip, que qualsevol dels membres pogués saber en qualsevol moment l’estat en que es trobaven, tot això per tal d’establir prioritats de feina, definir les tasques clau en cada moment, temporalitzar-les i, així, poder planificar-nos.

El núvol ofereix una gran varietat d’eines que compleixen aquests requeriments, però nosaltres només vam destriar-ne un parell: Remember the Milk, Mantis i Hiveminder. De la comparativa de les tres eines varem extreure que: la primera d’elles és una eina adequada a les nostres necessitats però tal vegada més adreçada a la gestió de tasques personals, no d’un equip de persones; per altra banda, un cop vam aprofundir en l’ús de Mantis, vam descobrir que està més enfocada a la gestió de tasques relacionades amb el desenvolupament de programari i, per tant, no cobria les nostres necessitats; finalment, només ens mancava descobrir les funcionalitats de Hiveminder. Vam crear un usuari de prova per tal de testejar l’eina. Les primeres conclusions que vam extreure van ser les següents:

• És una eina intuïtiva.
• Comparteix algunes similaritats amb aplicacions de GTD com el Remember the Milk.
• Permet la gestió de tasques individuals i també la creació de grups de treball als quals es poden assignar tasques.
• Les tasques són assignables via correu electrònic o també a través de Twitter. La darrera opció és útil en el cas que tots els membres de l’equip hi tenguin un perfil i el facin servir assíduament.
• Permet fer sindicació (RSS) de les tasques i, fins i tot, exportar-les a format iCalendar.
• Té aplicació per a dispositius mòbils, la qual cosa permet la consulta de les tasques en la pròpia mà, sense necessitat d’estar davant un ordinador.

Amb tot això, ens va acabar de convèncer i vam decidir implantar-la com una eina de feina més. Vam cercar recursos a la xarxa que mostrassin el funcionament de l’eina en el dia a dia i, després de trobar algun vídeo poc aclaridor, vam decidir crear el nostre propi tutorial de l’eina, per tal d’aprofitar al màxim les seves funcionalitats.

Creiem que aquesta informació pot ser útil per a organitzacions i també PIMEs que es vegin en la necessitat d’implantar una eina d’aquest estil per a la gestió diària i col·laborativa de les seves tasques. I us demanam, feis servir eines de gestió de tasques diferents a les esmentades a n’aquesta entrada? Si és així, quines? Us convidam a què ens ho conteu!