La Fundació Bit fa un recull d’eines i consells per poder fer teletreball i no haver d’aturar l’activitat laboral durant aquests dies de confinament a casa. No tothom pot teletreballar, però hi ha moltes tasques, d’empreses tradicionals, que es poden fer en remot. A continuació es presenten recomanacions des del punt de vista tècnic però també d’organització.
El teletreball requereix, per un costat, d’un mínim de tecnologia i, per altre costat, d’unes pautes organitzatives.
Respecte al primer, disposar de les eines necessàries, s’ha de tenir com a mínim un dispositiu (ordinador o tableta i connexió a Internet). Si necessita adquirir-ne algun, al mapa de comerços de les Illes Balears que reparteixen a les cases a la secció de Serveis d’Informàtica i Electrònica se trobaran empreses on comprar-ho.
Respecte al segon, treballar com si fóssim a l’oficina, unes petites pautes:
• Marcar uns horaris: acordar amb l’equip de treball els horaris, marcar les vídeo reunions diàries d’equip i amb els altres col·laboradors, proveïdors, clients en un calendari.
• Delimitar un espai: Pot ser difícil delimitar espais per teletreballar, però s’ha d’intentar acordar la mínima invasió de l’espai delimitat per a cada membre de la família.
• Aplicar les normes de prevenció de riscos laborals d’oficina. La CAIB disposa d’un qüestionari d’autocomprovació de l’espai de teletreball: documents d’interès del Servei de Prevenció de Riscs Laborals. En la primera part del qüestionari, donat les mesures excepcionals que estem passant, se poden detectar problemes degut a les circumstàncies Gestió d’objectius i tasques del confinament i no tant del teletreball en ell mateix. Per altra banda, la segona part del qüestionari (pàgina 2) és clau per saber si s’estan aplicant bé les normes de prevenció de riscos laborals en el teletreball.
• Aplicar les normes de tractament de dades personals i confidencialitat marcades per l’empresa.
En quan a l’organització del treball, objectius a assolir, reportar tasques i emmagatzematge d’informació, a continuació algunes de les eines que se poden emprar:
• Vídeo reunions amb equips: Hangouts de Google, Microsoft Team, Skype, Zoom i Whatsapp. És interessant que l’eina que escolliu tengui l’opció de compartir pantalla per si voleu mostrar a la resta de l’equip les finestres del vostre ordinador per exemple per explicar-los com funciona un programa.
• Assignació i control de tasques: Fulls de càlculs o documents compartits i Trello.
• Calendari compartit: Google Calendar. Eina interessant per planificar-se les reunions virtuals tant amb l’equip de feina, com els proveïdors i clients.
• Edició de documents de forma compartida, per treballar un mateix document diferents persones a la vegada: MediaWiki i Paquet d’ofimàtica de Google Drive.
• Accés al PC oficina: Any Desk i Team Viewer. Si no se disposa de la informació al núvol hi ha formes per accedir en remot al PC de l’oficina i als programes instal·lats en aquest des del dispositiu utilitzat a casa (com els programes de comptabilitat o altres).
• Guardar i compartir documents al núvol: Box, Dropbox, GoogleDrive, Mega i One Drive.
• Eines per enviar arxius molt pesats: WeTransfer.
Si s’utilitzen eines gratuïtes molt de compte amb els temes de seguretat!. En cas de dubte és millor contactar amb una empresa de serveis tecnològics per assessorament tècnic i que, segons les circumstàncies de l’empresa, aconsellin les eines que convé més implantar: directori de les Empreses de serveis i desenvolupament tecnològic de les Illes Balears.
És molt important tenir en compte tot el tema de confidencialitat de la informació i de la protecció de dades personals. La informació i dades que se tracten a l’empresa han d’estar ben salvaguardades i el tractament de la informació ha de complir la legislació vigent. Per tant, es recomanable si se comparteix ordinador amb altres membres de la família, assegurar mitjançant usuari i contrasenya l’accés als arxius de l’empresa.
Existeixen eines més completes i sofisticades per a organitzar-se per equips i tasques i poder accedir a tota la informació en remot com: Basecamp, Slack – gestiona les conversacions i integra aplicacions de tercers i Zoho.
L’any 2011 l’Observatori Balear de la Societat de la Informació de la Fundació BIT va publicar la primera monografia sobre el teletreball. Contacte: cibersocietat@fundaciobit.org per a qualsevol suggeriment i comentari.