La Fundación Bit hace una compilación de herramientas y consejos para poder hacer teletrabajo y no tener que parar la actividad laboral durante estos días de confinamiento en casa. No todo el mundo puede teletrabajar, pero hay muchas tareas, de empresas tradicionales, que se pueden hacer en remoto. A continuación se presentan recomendaciones desde el punto de vista técnico pero también de organización.
El teletrabajo requiere, por un lado, de un mínimo de tecnología y, por otro lado, de unas pautas organizativas.
Respecto al primero, disponer de las herramientas necesarias, se tiene que tener como mínimo un dispositivo (ordenador o tableta y conexión a Internet). Si necesita adquirir alguno, en el mapa de comercios de las Islas Baleares que reparten en las casas a la sección de Servicios de Informática y Electrónica se encontrarán empresas donde comprarlo.
Respecto al segundo, trabajar como si fuéramos en la oficina, unas pequeñas pautas:
• Marcar unos horarios: acordar con el equipo de trabajo los horarios, marcar las videoreuniones diarias de equipo y con los otros colaboradores, proveedores, clientes en un calendario.
• Delimitar un espacio: Puede ser difícil delimitar espacios para teletrabajar, pero se tiene que intentar acordar la mínima invasión del espacio delimitado para cada miembro de la familia.
• Aplicar las normas de prevención de riesgos laborales de oficina. La CAIB dispone de un cuestionario de autocomprovación del espacio de teletrabajo: documentos de interés del Servicio de Prevención de Riesgos Laborales. En la primera parte del cuestionario, dadas las medidas excepcionales que estamos pasando, se pueden detectar problemas debido a las circunstancias Gestión de objetivos y tareas del confinamiento y no tanto del teletrabajo en si mismo. Por otro lado, la segunda parte del cuestionario (página 2) es clave para saber si se están aplicando bien las normas de prevención de riesgos laborales en el teletrabajo.
• Aplicar las normas de tratamiento de datos personales y confidencialidad marcadas por la empresa.
En cuando a la organización del trabajo, objetivos a lograr, reportar tareas y almacenamiento de información, a continuación algunas de las herramientas que se pueden emplear:
• Videoreuniones con equipos: Hangouts de Google, Microsoft Team, Skype, Zoom y Whatsapp. Es interesante que la herramienta que escojáis tenga la opción de compartir pantalla por si queréis mostrar al resto del equipo las ventanas de vuestro ordenador, por ejemplo para explicarles como funciona un programa.
• Asignación y control de tareas: Hojas de cálculos o documentos compartidos y Trello.
• Calendario compartido: Google Calendar. Herramienta interesante para planificarse las reuniones virtuales tanto con el equipo de trabajo como los proveedores y clientes.
• Edición de documentos de forma compartida, para trabajar un mismo documento diferentes personas a la vez: MediaWiki y Paquete de ofimática de Google Drive.
• Acceso al PC oficina: Any Desk y Team Viewer. Si no se dispone de la información en la nube hay formas para acceder en remoto al PC de la oficina y a los programas instalados en este desde el dispositivo utilizado en casa (como los programas de contabilidad u otras).
• Guardar y compartir documentos en la nube: Box, Dropbox, Google Drive, Mega y One Drive.
• Herramientas para enviar archivos muy pesados: WeTransfer.
Si se utilizan herramientas gratuitas cuidado con los temas de seguridad! En caso de duda es mejor contactar con una empresa de servicios tecnológicos para el asesoramiento técnico y que, según las circunstancias de la empresa, aconsejen las herramientas que conviene más implantar: directorio de las Empresas de servicios y desarrollo tecnológico de las Islas Baleares.
Es muy importante tener en cuenta todo el tema de confidencialidad de la información y de la protección de datos personales. La información y datos que se tratan en la empresa tienen que estar muy salvaguardadas y el tratamiento de la información tiene que cumplir la legislación vigente. Por lo tanto, es recomendable si se comparte ordenador con otros miembros de la familia, asegurar mediante usuario y contraseña el acceso a los archivos de la empresa.
Existen herramientas más completas y sofisticadas para organizarse por equipos y tareas y poder acceder a toda la información en remoto como: Basecamp, Slack – gestiona las conversaciones e integra aplicaciones de terceros y Zoho.
El año 2011 el Observatorio Balear de la Sociedad de la Información (OBSI) de la Fundación Bit publicó la primera monografía sobre el teletrabajo. Contacto: cibersocietat@fundaciobit.org para cualquier sugerencia y comentario.