El correu electrònic, les agendes, les targetes de visita, les aplicacions PIM (Personal Information Management) ens ajudem a recordar les dades de contacte de les empreses i socis. Aquesta informació que cada treballador disposa agrupada, tractada i compartida pot ésser de gran valor per l’empresa i ajudar-nos en el dia a dia.
L’IBIT ha apostat per difondre i compartir aquesta informació entre tots els seus treballadors. Aquesta estratègia de col·laboració, a més, ens permet un estalvi de temps a l’hora cercar informació al tenir-la localitzada a un únic lloc i també ens ha permès millorar la relació amb els socis dels projectes.
Ara disposem d’una agenda centralitzada accessible via l’Oficina Virtual de la que ja hem xerrat en anteriors posts. Cada treballador gestiona els seu contactes però a la vegada la resta de companys podem consultar i modificar-los si cal. Així els canvis de localització, telefon, email, etc. es poden canviar de forma ràpida i senzilla.
En la posta marxa del CRM (Customer Relationship Management) s’han categoritzat els contactes i empreses segons la seva activitat, el que ha esdevingut unes planes grogues pròpies per localitzar socis de projectes i proveïdors de serveis.
Pel que fa a la plataforma estem utilitzant SugarCRM en la seva modalitat Community. Aquesta versió és opensource, disposa de multituds de funcionalitats i permet l’autenticació de l’usuari únic. Comentar que hi ha una ampla comunitat d’usuaris que utilitzen SugarCRM i també que en cas de necessitat hi ha la possibilitat de contractar un suport professional. Destacar que hi ha aplicacions que permeten treballar amb el CRM , entre elles trobem les del correu electrònics Thunderbird.
Altra problemàtica que s’ha resolt amb la recopilació de contactes i empreses és facilitar l’enviament de la postal de Nadal als socis i amics de la Fundació. SugarCRM disposa del mòdul de campanyes publicitàries que és força útil per aquest menester.
En definitiva, el CRM ens permet gestionar la informació dels contactes, fomentar la cultura de la col·laboració dins l’organització i donar les primeres passes per la gestió del coneixement.