Una de les eines que dins el marc del Pla Anibal s’ha alliberat i posat a disposició de la resta d’administracions públiques és el gestor d’expedients HELIUM. Es tracta d’una eina que permet modelar el flux dels expedients, és a dir, les passes que s’hauran de dur a terme fins arribar a la seva resolució.

Per explicar en que consisteix la gestió d’expedients seguirem el mateix exemple del gual permanent que ja vàrem exposar pel sistema de tramitació SISTRA. Mentre que SISTRA ens resolia la realització de la sol·licitud, amb la presentació de tota la documentació necessària i l’abonament de les taxes, HELIUM ens resoldrà el flux que segueix la sol·licitud dins un ajuntament fins que hi ha una resolució.

S’ha de dir que aquest flux dependrà també de la corresponent ordenança que reguli la concessió de guals dins l’ajuntament, però en essència, un cop presentada la sol·licitud, es comprovarà que tota la documentació és correcte, si no és així, es donarà un termini a l’interessat per a subsanar-la, i si no ho fa, passat un termini l’expedient caducarà. Si la documentació és correcte, es sol·licitarà un informe de la policia local, i un cop emès, l’assumpte es podrà tractar a la junta de govern local, que decidirà concedir o denegar la sol·licitud. Si aquesta és concedida, secretaria realitzarà una certificació de l’acord de la junta de govern local i aquesta s’enviarà al ciutadà. Si és denegada es comunicarà al ciutadà i aquest disposarà d’un termini d’un mes per interposar un recurs de reposició …

Amb HELIUM mitjançant un editor gràfic podem definir cada un d’aquests estats, dibuixant el flux entre ells. Dins el flux definirem per cada una de les tasques a qui va assignada (responsable de secretaria, cap de policia local, …), i quines dades o documents ha d’introduir, així com temporitzadors per modelar els diferents terminis.

Un cop dissenyat i implantat el tipus d’expedient, quan arribi una sol·licitud mitjançant SISTRA, l’expedient d’HELIUM s’engegarà automàticament i un avís arribarà a la bústia del responsable de la primera tasca: comprovar la documentació. Si marca la documentació com a correcte el sistema continuarà processant l’expedient i automàticament enviarà un avís al responsable de la policia local per indicar-li que té pendent emetre un informe sobre aquesta sol·licitud, i no continuarà fins que no l’introdueixi…, i així fins a la resolució.

Cal dir també que HELIUM permet la integració amb sistemes de signatura electrònica, per tant permet substituir efectivament el paper, i que els documents que formin part de l’expedient puguin ser signats digitalment.

HELIUM va ser desenvolupat i implantat originàriament dins el Consell de Mallorca, i actualment està implantat també al Govern i en procés d’implantació als ajuntaments de Campos, Felanitx i Manacor i al Consorci d’Informàtica Local de Mallorca.

Podeu trobar documentació sobre HELIUM a l’apartat de documentació del Pla Anibal. D’altra banda el codi font es pot aconseguir del projecte corresponent a la forja de projectes de programari lliure SourceForge.