Tal como os avanzamos en el pasado post, estrenamos sección para que vayáis conociendo uno a uno a los profesionales que forman parte de nuestra bolsa abierta de empresas docentes colaborando con nosotros para la formación y charlas TIC. Hoy le toca al turno a Sandra Botella, de la empresa Paperless, que, como su propio nombre indica, quiere ayudar a implementar la llamada «oficina sin papeles».
1. Des de quan col·labores amb Dr. TIC i com vas conèixer el projecte?
Vaig conèixer el projecte del Dr. TIC al juny de 2012, en la celebració de la Fira d’Internet en el ParBit. Jo aleshores vaig participar a l’estand de les empreses que estàvem a la Incubadora. Em vaig acostar a l’estand de la Fundació Bit, i parlant amb ells, vam descobrir que coincidíem en la idea de difondre les tecnologies de signatura i factura electrònica orientada a autònoms i PIMES.
2. Quins serveis ofereix la teva empresa?
Oferim assessorament tant en hardware (equips físics i perifèrics) com en software (programes informàtics) per implementar l’anomenada «oficina sense papers». No pertanyem a cap empresa fabricant, sinó que contínuament anam provant programari i estem molt al dia en novetats d’eina i equipaments, per poder assessorar amb eficàcia i realment el que s’ajusti a les necessitats.
Utilitzar signatura electrònica, factura electrònica, l’Administració electrònica, digitalització i gestió de documentació electrònica, contractació electrònica, ús de certifcats digitals … per estalviar temps i diners, guanyar en eficàcia, i aconseguir una millora dels procediments de gestió. Ens acostem a l’empresa, estudiem les seves necessitats segons com vulguin començar, i els aconsellem sobre el que millor s’adapta al seu negoci.
També donem xerrades a particulars i ciutadans, per aprendre a treure-li partit al dni electrònic. I col·laborant amb les ONG i el Tercer Sector, ara a partir de febrer, en col·laboració amb AFAMON (Associació de Famílies Monoparentals de Balears), anem a començar unes sessions gratuïtes d’aprendre a utilitzar l’administració electrònica, per poder fer els tràmits per Interne , ti així conciliar la vida familiar i laboral sense haver de fer cues ni desplaçaments. Les fem els dimarts al matí al Casal de Dones, i poden venir totes les dones que ho desitgin.
3. Com vas començar el teu negoci?
La meva vida laboral majoritàriament ha estat en el terreny administratiu i de secretariat. Posteriorment vaig fer un curs de programació d’aplicacions informàtiques per a reciclar-me professionalment, de 950 hores. A les pràctiques d’aquest curs, el gerent de l’empresa em va parlar de l’anomenada «oficina sense papers», que ell volia implementar de manera escalonada a la seva, i com que jo coneixia el terreny administratiu i el terreny tecnològic, em va oferir ajudar-lo en el projecte.
D’aquí vaig veure que eren una filosofia d’empresa poc coneguda a nivell PIMES i bastant útil, i vaig decidir apostar per aquests serveis i assessorar sobre ells.
4. Creus que les PIMEs necessiten més formació TIC?
Hi ha procediments tecnològics i eines ja consolidades i bastant profitoses, que les PIMEs no les utilitzen bé perquè no saben que existeixen, bé perquè no acaben de confiar en elles i sí seran adequades per al seu negoci.
Aquestes eines moltes vegades estan explicades en un llenguatge molt tècnic i amb molt poca claredat. Per això en les càpsules del Dr. Tic procuro explicar aquests programes de manera senzilla i clara, sense usar tecnicismes. I resoldre els seus dubtes, perquè vegin que són segures i eficaces.
5. Quins aspectes haurien d’aprofitar i millorar més?
En el terreny en el qual jo assessoro, haurien d’aprofitar que hi ha programes de baix cost, i fins i tot gratuïts, que els serveix per fer proves a petita escala, o d’elements parcials, i adaptar aquesta nova forma de gestió a la seva forma de fer empresarial .
I també hi ha equips molt assequibles per als procediments (escàners, lectors de targetes, etc …) i que no necessiten canvis del propi sistema tecnològic que utilitzin.
6. L’excusa sempre és no tenir temps o necessitat, què els diries?
Pel temps, els diria que aquest temps que gastaran avui en informar-se i anar configurant plans d’implementació i adaptació, és temps que estalviaran demà a l’hora de realitzar tasques habituals en el terreny econòmic i administratiu.
I per la necessitat, una millora en la gestió sempre es reflecteix en una millora de la productivitat. Encara que no ho visquin com una necessitat urgent, és un benefici per a la seva PIME que no han de menysprear.
7. Quins aspectes has millorat recentment en la teva formació TIC?
Recentment, he millorat els meus coneixements en ciberseguretat en dispositius mòbils, amb cursos on line a l’Institut de Tecnologies de la Informació (abans INTECO, Ara INCIBE), del ministeri. Els dispositius mòbils cada vegada s’utilitzen més com a extensió del lloc físic de treball, amb la filosofia de l’BYOD. Hi ha factures electròniques per al comerç electrònic, i processos de signatura electrònica i eAdministració amb apps per a mòbils i tablets.
També he fet un curs avançat de ciberseguretat industrial, ja que en aquests entorns es comencen a utilitzar processos de certificació digital i signatura electrònica avançada com a elements d’autenticació segura. També l’INTECO.
8. Creus que les empreses de Balears haurien d’utilizar més els serveis de tràmits online?
La tramitació on line està cada vegada més avançada i amb més serveis disponibles. Aquest temps en tràmits i desplaçaments que s’estalvien les PIMES, poden invertir en definir noves estratègies per a la seva empresa.
9. Què els diries als emprenedors que s’inicien per tal que vegin les TIC com a aliades?
Per començar, gràcies a les TICS poden fer tot el procés de donar d’alta el seu negoci (com a autònom o com a diferents formes jurídiques d’empresa) telemàticament a través d’Internet, amb menor despesa econòmica de notaries en fer-ho d’aquesta manera, i més comoditat .
Un contracte signat electrònicament en el moment i enviat en el mateix dia, suposa que la seva aplicació és immediata, sense esperes. I una factura electrònica realitzada en el moment i enviada immediatament després d’efectuat el servei, suposa que el termini de cobrament que hàgim indicat comença a comptar de seguida.
A més, el tema de seguretat i integritat de la informació de les TICs està prou garantit, amb una probabilitat baixíssima d’incidències, tenint en compte els milions de transaccions telemàtiques que es fan diàriament a tot el món.
Finalment, comptant amb bons assessors independents no associats a cap empresa (com és el cas de Paperless Mallorca), garanteix el menor cost d’inversió.
10. Ens pots explicar algun cas d’éxit en la implantació de les TIC en el qual hagis participat?
Han estat bastantes les persones emprenedores i autònoms que, després de venir a les càpsules de formació que hem fet dins del projecte Dr. TIC, ens han comentat que han començat a aplicar procediments electrònics per funcionar amb el mínim de paper possible. Han aconseguit els seus certificats digitals i han provat programes gratuïts de signatura i factura electrònica, als quals els han trobat utilitat. I això ja és un èxit per a nosaltres.